Organizar um evento ou uma ativação de marca é uma tarefa complexa que vai muito além da criação de uma boa ideia. Para que tudo aconteça dentro da lei, com segurança para o público e sem riscos para a empresa organizadora, é essencial conhecer todas as documentações para eventos que são necessárias e cumprir todas as exigências legais.
Neste artigo, reunimos tudo que sua agência, produtora ou marca precisa saber sobre documentação, alvarás, licenças e novas legislações como a obrigatoriedade da distribuição de água potável gratuita em eventos.
1. Alvará de Licença para Evento Temporário
O alvará é a autorização concedida pela prefeitura local que permite a realização do evento em determinado local e data. Ele é obrigatório em eventos abertos ao público, como shows, feiras, ativações em praças e espaços públicos, mesmo que sejam gratuitos.
Cada cidade pode ter suas próprias exigências e prazos, mas em geral são solicitados:
- Projeto técnico do evento
- ART (Anotação de Responsabilidade Técnica)
- Laudo técnico de segurança
- Cronograma e estrutura
2. AVCB e segurança contra incêndio
O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) é obrigatório para garantir a segurança do público e da estrutura. Esse documento comprova que o local possui:
- Saídas de emergência
- Extintores e hidrantes
- Sinalização adequada
- Iluminação de emergência
Em eventos de grande porte, é comum a exigência de brigada de incêndio e equipe de primeiros socorros.
3. Licença da Vigilância Sanitária
Caso o evento envolva alimentos, bebidas ou uso de banheiros químicos, a licença da Vigilância Sanitária é obrigatória. Ela visa proteger a saúde do público e garantir que tudo esteja em conformidade com normas de higiene.
Itens analisados:
- Qualidade da água
- Armazenamento de alimentos
- Limpeza e descarte de resíduos
4. Licença ambiental e controle de ruído
Eventos ao ar livre, com som alto ou em áreas sensíveis (como praças e praias) devem obter uma Licença Ambiental, com análise de impacto e plano de redução de ruídos. Muitos municípios possuem legislação específica para limites de decibéis e horário de funcionamento.
5. ECAD e licença para execução musical
Toda execução pública de músicas protegidas por direitos autorais precisa ser previamente licenciada junto ao ECAD. Isso vale mesmo que o evento seja gratuito. O valor da taxa varia conforme o porte, capacidade e se é com ou sem fins lucrativos.
6. Seguro de responsabilidade civil
Fundamental em qualquer evento, o seguro de responsabilidade cobre danos materiais ou corporais causados ao público. Pode ser exigido pela prefeitura, seguradora ou patrocinadores. É uma forma de proteger a organização contra riscos imprevisíveis.
7. Lei de distribuição de água em eventos
Sancionada em 2023 no estado do Rio de Janeiro e com discussões em outros estados, a Lei 10.557/2023 obriga a disponibilização de pontos de água potável gratuita em eventos públicos e privados. A medida visa garantir a saúde do público, reduzir o uso de plástico e evitar desidratação.
Empresas como a RefilMe oferecem soluções completas e sustentáveis para o cumprimento dessa lei, com estações de hidratação (ERAs) que aliam design, tecnologia e responsabilidade ambiental.
8. Planejamento, cronograma e checklists obrigatórios
Eventos bem organizados não são apenas mais seguros e sustentáveis, mas também geram melhores resultados de marca, reputação e retorno para os patrocinadores. As exigências legais, embora burocráticas, são ferramentas para garantir qualidade e confiança.
Além dos documentos legais, a boa organização passa por:
- Checklists de execução
- Cronograma por etapas
- Definição de responsabilidades (internas e terceirizadas)
- Registro fotográfico e documentação de todas as etapas
Ter um plano documentado é essencial para lidar com fiscalizações, imprevistos e garantir a entrega.
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