Documentação para eventos: o que você precisa saber para realizar ações sem imprevistos

Documentação para eventos: o que sua agência ou marca precisa saber para realizar ações sem imprevistos

Organizar um evento ou uma ativação de marca é uma tarefa complexa que vai muito além da criação de uma boa ideia. Para que tudo aconteça dentro da lei, com segurança para o público e sem riscos para a empresa organizadora, é essencial conhecer todas as documentações para eventos que são necessárias e cumprir todas as exigências legais.

Neste artigo, reunimos tudo que sua agência, produtora ou marca precisa saber sobre documentação, alvarás, licenças e novas legislações como a obrigatoriedade da distribuição de água potável gratuita em eventos.

 

1. Alvará de Licença para Evento Temporário

O alvará é a autorização concedida pela prefeitura local que permite a realização do evento em determinado local e data. Ele é obrigatório em eventos abertos ao público, como shows, feiras, ativações em praças e espaços públicos, mesmo que sejam gratuitos.

Cada cidade pode ter suas próprias exigências e prazos, mas em geral são solicitados:

  • Projeto técnico do evento
  • ART (Anotação de Responsabilidade Técnica)
  • Laudo técnico de segurança
  • Cronograma e estrutura

 

2. AVCB e segurança contra incêndio

O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) é obrigatório para garantir a segurança do público e da estrutura. Esse documento comprova que o local possui:

  • Saídas de emergência
  • Extintores e hidrantes
  • Sinalização adequada
  • Iluminação de emergência

Em eventos de grande porte, é comum a exigência de brigada de incêndio e equipe de primeiros socorros.

 

3. Licença da Vigilância Sanitária

Caso o evento envolva alimentos, bebidas ou uso de banheiros químicos, a licença da Vigilância Sanitária é obrigatória. Ela visa proteger a saúde do público e garantir que tudo esteja em conformidade com normas de higiene.

Itens analisados:

  • Qualidade da água
  • Armazenamento de alimentos
  • Limpeza e descarte de resíduos

 

4. Licença ambiental e controle de ruído

Eventos ao ar livre, com som alto ou em áreas sensíveis (como praças e praias) devem obter uma Licença Ambiental, com análise de impacto e plano de redução de ruídos. Muitos municípios possuem legislação específica para limites de decibéis e horário de funcionamento.

 

5. ECAD e licença para execução musical

Toda execução pública de músicas protegidas por direitos autorais precisa ser previamente licenciada junto ao ECAD. Isso vale mesmo que o evento seja gratuito. O valor da taxa varia conforme o porte, capacidade e se é com ou sem fins lucrativos.

 

6. Seguro de responsabilidade civil

Fundamental em qualquer evento, o seguro de responsabilidade cobre danos materiais ou corporais causados ao público. Pode ser exigido pela prefeitura, seguradora ou patrocinadores. É uma forma de proteger a organização contra riscos imprevisíveis.

 

7. Lei de distribuição de água em eventos

Sancionada em 2023 no estado do Rio de Janeiro e com discussões em outros estados, a Lei 10.557/2023 obriga a disponibilização de pontos de água potável gratuita em eventos públicos e privados. A medida visa garantir a saúde do público, reduzir o uso de plástico e evitar desidratação.

Empresas como a RefilMe oferecem soluções completas e sustentáveis para o cumprimento dessa lei, com estações de hidratação (ERAs) que aliam design, tecnologia e responsabilidade ambiental.

 

8. Planejamento, cronograma e checklists obrigatórios

Eventos bem organizados não são apenas mais seguros e sustentáveis, mas também geram melhores resultados de marca, reputação e retorno para os patrocinadores. As exigências legais, embora burocráticas, são ferramentas para garantir qualidade e confiança.

Além dos documentos legais, a boa organização passa por:

  • Checklists de execução
  • Cronograma por etapas
  • Definição de responsabilidades (internas e terceirizadas)
  • Registro fotográfico e documentação de todas as etapas

Ter um plano documentado é essencial para lidar com fiscalizações, imprevistos e garantir a entrega.

 

RefilMe: a parceira ideal para o seu evento.

Agências, organizadores e marcas que se preparam têm mais chances de realizar eventos memoráveis, sem riscos e com alto impacto positivo.

Quer saber como tornar seu evento mais sustentável, seguro e alinhado à legislação?
Conheça as soluções de hidratação da RefilMe e transforme simples pontos de abastecimento em experiências de marca que engajam e geram impacto positivo.

Fale com nossa equipe e descubra como fazer a diferença para o seu público e para o planeta.

Calculadora de Impacto Ambiental

Com nossa ferramenta de cálculo, você pode medir o impacto ambiental positivo que seu evento pode gerar ao adotar a distribuição de água com as ERAs da RefilMe. Insira a quantidade de participantes e a duração do evento para saber mais.